Hace unos días, empece a leer en la red una serie de entradas o posts en varios blogs (algunos personales, otros comerciales) en los que hablaban sobre la productividad y la forma en la que Gmail nos ayuda a ser un poco mas productivos, gracias a la serie de funciones que podemos integrar.
Así pues, después de varios días de trabajo y de revisar y cotejar la manera en la que YO hago todo esto, estas fueron mis conclusiones….
Un servicio básico en mi día a día, sin lugar a dudas es el de Gmail, recibo una cantidad mas o menos considerable de correos electrónicos (unos de algún familiar, otros mas de servicios en los que participo, unos cuantos de mis redes sociales, trabajo, negocios, spam, cadenas y un pequeño etcétera mas…), así pues, en mi afán de mantener un poco mas organizada la recepción y presentación de dichos correos, me di a la tarea de investigar un poco mas en las opciones que el mismo servicio tiene para mi, este fue el proceso y el resultado…
Gmail nos ofrece Labs, un pequeño laboratorio en el que podemos encontrar varios plug-ins o funciones para nuestro correo, los que yo considero básicos para mi son los siguientes, simplemente tenemos que ir habilitarlos y listo…
- Offline, sin lugar a dudas un BASICO, ya que habilitando esta opción podemos descargar los correos a nuestra maquina y poder revisarlos aunque no estemos conectados.
- Tasks, pertenezco a la era GTD, por eso, manejo mi día mediante tareas o pendientes, con esto, podemos agregar nuevas tareas rápidamente.
- Custom Label Color, este nos servirá mas adelante, cuando empecemos a crear la mayor cantidad de etiquetas posibles para nuestros correos, así podemos identificar de donde vienen o sobre cual será el contenido del mail, con solo ver el color de la etiqueta.
- Mark as Read Button, tenemos que aceptarlo, algunas veces tenemos correos que simplemente no queremos ver y esta es la mejor opción para “hacer de cuenta” que ya lo leímos…ñ_ñ
- Go to label, una especie de filtro, simplemente seleccionamos la etiqueta que queramos ver y listo.
- Create a Document, algunas veces nos vemos obligados a la redacción de algún tipo de documento, la mejor opción seria la de utilizar Google Docs (otro servicio del que después hablare por que la verdad es muy extenso, tanto como este), así pues, con esta opción, simplemente escribimos, adjuntamos y listo.
- Send & Archive, creo que para mi persona, es el segundo mas importante, una vez que respondemos un correo, podemos archivar dicha conversación para tener un mejor control sobre nuestras comunicaciones.
- Google Calendar Gadget y Google Docs Gadget, son sin lugar a dudas la mejor manera de mantener una integración total con dos de los servicios mas importantes de google, con Calendar, podemos agregar rápidamente una cita o evento en nuestro calendario, para despues, ser sincronizado con mi aplicación de iCal.app, por otro lado, con Google Docs podemos crear documentos un poco mas elaborados.
- Google Docs Previews, pues como su nombre lo indica, con esto podemos ver una pequeña vista previa de un documento que venga adjuntado en el correo.
- Hide Read Labels, como crearemos muchísimas etiquetas (yo tengo mas de 30) la lista será muuuuuuuy larga, y es por eso que esta función viene de maravilla, su único objetivo es la de ocultar automáticamente las etiquetas que no tengan correos que este marcados como “No leidos”.
Habiendo activado dichas funciones (o las que tu consideraste importantes) procedí a crear la mayor cantidad posible de etiquetas, no importa que tan simple, tonta, especifica sea esta, lo importante es poder diferenciar todos los correos que recibimos. A los que yo considere mas importantes (mis padres, mi hermana, mi novia o algún amigo en especial) les añadí un “@”, para asegurarme de que siempre estén en la parte superior de la lista…algunos ejemplos de mis etiquetas serian los siguientes, tu puedes elegir o crear las que mas te gusten, al fin y al cabo, son tus correos. =D
- Personal
- DP (mi novia)
- Amigos
- Conocidos
- Negocios
- MercadoLibre
- Facebook
- Scribd
- Posterous
- WordPress
- Tumblr
- UV (Universidad Veracruzana, que es donde estudie)
- Internet
Una vez que tengas listas tus etiquetas, puedes colorearlas, yo elegí colores que estuvieras relacionadas con la etiqueta en cuestión (azul para facebook, amarillo para posterous, gris para wordpress, amarillo para mercadolibre, rosita para mi novia (soy un cursi, lo se) negro para mis correos personales y rojos para mis amigos), cuando hayamos creado las etiquetas ahora viene lo mas difícil, complicado o demandante de todo el proceso, la creación de los filtros…para cada etiqueta corresponderá un filtro pero un filtro puede dos o mas etiquetas (según correspondan tus necesidades o criterio).
La creación de un filtro en Gmail es una de las cosas mas fáciles, solo basta con elegir que criterio queremos usar (dirección de correo del remitente, si viene de un contacto nuestro, palabras claves en el correo, asunto y un gran numero de opciones disponibles, ya que tengas listo tus criterios, podrás ver que hacer con dichos correos (asignar etiquetas, mover a la papelera, mover a alguna carpeta especifica, marcar con una estrella o resaltar dicho correo), esta parte en especifico dependerá en gran parte de tu grado de organización.
Durante la revisión de mis correos electrónicos, otra característica muy importante para mi son los atajos de teclado, los que mas utilizo son los siguientes y aunque son muy básicos hay muchísimos mas…
- Con la letra “C” podemos escribir un nuevo mensaje.
- Con la tecla “R”, respondemos a un mensaje (daaaahh!!)
- Con “F”, reenviamos un correo a nuestros contactos.
- Y por ultimo y no menos importante, con “G” podemos ir a la bandeja de entrada.
AQUI puedes revisar la lista completa de atajos de teclado.
Por ultimo, la manera en la que veo o reviso mis correos es la siguiente…
- Si en el asunto viene algún FW (o incluso mas) o incluso no tienen asunto, lo borro! No importa que me lo haya enviado algún familiar (ese es el motivo por que de seguro de coló a mi bandeja jeje).
- Si me envían un correo que no sea de algún conocido y paso mi primer filtro, lo abro, lo leo, lo contesto (si tengo que hacerlo), y lo borro!
- Si algún conocido, familiar o amigo me envía un correo, lo leo, lo contesto (nuevamente, si tengo que hacerlo) y lo archivo, no me gusta tener material de mas.
- Por ultimo, los de mi redes sociales, los leo y los borro!
Básicamente eso es todo lo que hago con mis correos, suena muy obvio y muy lógico pero la verdad es que pocas personas se toman el tiempo para hacer este tipo de cosas que la verdad son muy útiles, revisar mis correos, contestarlos, archivarlos, agregar tareas, compromisos o citas e incluso crear un documento, es sumamente fácil y la integración de los servicios de Google viene a darle un plus muy importante, por tal motivo me gustaría mucho que le dediquen un poco de tiempo para darle una “manita de gato” a su Gmail, no teman hacerlo, no se arrepentirán! =D
